Συντάχθηκε απο τον/την Administrator   

07/09/2017

1. Επειδή ο κωδικός χρηματοδότησης του Προγράμματος αλλάζει, απαιτείται νέα σφραγίδα σύμφωνα με το συνημμένο πρότυπο No 1- σφραγίδα.

2. Οι φάκελοι για την πληρωμή των δόσεων πρέπει να υποβάλονται πλήρεις, δηλ. μετά τη συγκέντρωση όλων των απαραίτητων παραστατικών.

3. Οι φάκελοι πρέπει να περιέχουν  τα παραστατικά, έτσι όπως ορίζονται στην Προγραμματική Σύμβαση και μόνο αυτά.  Όλα τα επιπλέον που πιθανόν απαιτούνται από τις διαδικασίες των Δήμων ή των Κέντρων Κοινωνικής Πρόνοιας κ.λ.π. θα πρέπει να τηρούνται από           τους    Φορείς ως αρχεία στην έδρα τους για πιθανούς ελέγχους, αλλά να μην αποστέλλονται για έλεγχο στην Αρχή Διαχείρισης.

4. Τα χρώματα των φακέλων που υποβάλλονται στην Αρχή Διαχείρισης για έλεγχο θα πρέπει να είναι σιέλ για τα σχέδια με κωδικό Α, ροζ ανοιχτό για τα σχέδια με κωδικό Λ και πράσινο ανοιχτό για τα σχέδια με κωδικό Θ.  Επίσης, να έχουν πλάγιες ετικέτες με τον αριθμό         Σχεδίου, την επωνυμία του Τελικού Δικαιούχου/Διαχειριστή και την δόση σύμφωνα με το συνημμένο πρότυπο No 2- ράχες φακέλων.

5. Οι Φορείς δεν υποχρεούνται πλέον να συμπληρώνουν πλατφόρμα. Αντ’ αυτής καλούνται να συμπληρώσουν στοιχεία των ωφελούμενων, απαραίτητα για την αξιολόγηση του προγράμματος στο συγκεντρωτικό excel, σύμφωνα με το συνημμένο πρότυπο

     Νο 3 - Συγκεντρωτικό και ατομικά excel - 2017.

6. Πριν από την συμπλήρωση των φύλλων excel (συγκεντρωτικό και ατομικά) είναι εντελώς απαραίτητο να μελετηθούν οι οδηγίες που περιλαμβάνονται σ’ αυτό.

     Η πιο σημαντική αλλαγή είναι ότι τα παραστατικά και τα αντίστοιχα  ποσά καταχωρούνται μόνο στα ατομικά.  Στο συγκεντρωτικό τα ποσά έρχονται αυτόματα με σύνδεση από τα ατομικά.

7. Τα αρχεία που πρέπει να τηρούν στην έδρα τους οι Φορείς αφορούν στα κάτωθι:

7.1.        Φάκελος Διοικητικής Παρακολούθησης

- Αίτηση χρηματοδότησης και Προγραμματική Σύμβαση με τυχόν τροποποιήσεις της

- Απόφαση ορισμού του Επιστημονικά Υπευθύνου και του ατόμου, που είναι υπεύθυνο για την οικονομική διαχείριση του εγκεκριμένου σχεδίου δράσης (διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, δείγμα υπογραφής).

- Εκθέσεις και τυχόν πορίσματα ελέγχου.

- Γενική αλληλογραφία με την Αρχή Διαχείρισης και άλλους φορείς.

- Αλληλογραφία παρακολούθησης τυχόν συστάσεων.

- Τεκμηρίωση της συμμόρφωσης σε τυχόν συστάσεις

7.2.     Φάκελος Παρακολούθησης Φυσικού Αντικειμένου

- Αρχείο της Κοινωνικής Λειτουργού με το συνολικό αριθμό των ωφελουμένων, τις ενέργειες πληροφόρησης και συμβουλευτικής, με τα αντίστοιχα συμπληρωμένα έντυπα και συνοδευτικά έγγραφα, όπως συμφωνητικά, παρουσιολόγια με υπογραφές συμμετεχόντων       κ.α.

- Μισθωτήρια, συμφωνητικά συνεργασίας ή συμβάσεις μεταξύ δικαιούχου και τρίτων στο πλαίσιο της υλοποίησης των επιμέρους ενεργειών του εγκεκριμένου Σχεδίου.

- Στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του Σχεδίου για καθεμία από τις υλοποιούμενες ενέργειες και Στοιχεία Δημοσιότητας του Σχεδίου, (δελτία τύπου, καταχωρήσεις, φυλλάδια, αναρτήσεις σε ιστότοπους, δημοσιεύματα, φωτογραφικό υλικό κ.λ.π.).

- Εκθέσεις προόδου που υποβάλλονται πριν την καταβολή κάθε δόσης χρηματοδότησης.

- Απολογιστική έκθεση που υποβάλλεται με την ολοκλήρωση του Σχεδίου

7.3.     Φάκελος Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου

- Παραστατικά καταβολής των πάσης φύσεως επιλέξιμων δαπανών  ανά πυλώνα ενεργειών,  όπως ενοίκια, επισκευές, νόμιμες αμοιβές, επιδόματα, ασφαλιστικές εισφορές εργοδότη και εργαζόμενου, κ.α.

- Αρχείο μηνιαίων δαπανών του σχεδίου σε ηλεκτρονική μορφή.

- Απόφαση του αρμοδίου οργάνου για το προσωπικό του Φορέα που αμοίβεται απ’ το έργο, στην οποία θα περιγράφεται ο καταμερισμός των καθηκόντων τους και ο επιμερισμός του χρόνου απασχόλησής τους, συνοδευόμενη από  ημερήσια  δελτία  παρουσίας, υπογεγραμμένα από τον εργαζόμενο, το νόμιμο εκπρόσωπο του Δικαιούχου και τον οικονομικά υπεύθυνο του Σχεδίου.

- Σύμβαση, στην οποία θα περιγράφεται ακριβώς το αντικείμενο του έργου (σε περίπτωση εξωτερικού συνεργάτη) και εκθέσεις για το παραχθέν έργο την αντίστοιχη περίοδο.

- Αντίγραφα λοιπών απαιτούμενων εγγράφων και δικαιολογητικών για την καταβολή κάθε δόσης

Για οποιαδήποτε πρόσθετη διευκρίνιση επικοινωνείτε με τη Διαχειριστική Αρχή